كل ما تريد معرفته عن نظام إدارة موارد المؤسسات الـ ERP
الـ ERP هو أحدث الأنظمة الإدارية وأكثرها ذكاءً والذي نظرًا لنتائجه الفعّالة تعتمد الكثير من المؤسسات والشركات بمختلف مستوياتها وأحجامها على الــ erp في نُظم إدارتها، المهام والأعباء اليومية للشركات والمؤسسات الناجحة تزيد يوما عن يوم مما يلقي بتأثيره على أداء العاملين بالمؤسسة أو يدفع للإستعانة بعاملين جدد لسد العجز في المهام الجديدة ويعتبر الحل الأخير محاولة جيدة إلا إنها مليئة بالمخاطر حيث أن تحميل الأعباء على العاملين خاصة الجدد منهم يؤدي إلى انخفاض ولاء الموظفين تجاه الشركة أو المؤسسة مما يضطر المسؤل إلى زيادة مزايا العاملين لتحقيق التوازن بين مزايا العمل وأعباءه مما يؤدي إلى زيادة الأعباء المالية على المؤسسات أو الشركات بشكل قد يعجز النشاط عن تحمله وهو ما يجعل المسؤلين والمدراء يبدأون في البحث عن حلول أخرى أكثر جدوى. وفي وقتنا الحالي أصبحت التكنولوجيا ليست أداة مساعدة في إدارة المؤسسات فقط، بل أخذت عجلة القيادة الكاملة لجميع العمليات، وأصبحت المنافسة حادّة جدًا بين المؤسسات حول ما تملكه كل مؤسسة أو شركة من تقنيات جديدة ووسائل اتصال سريعة تفتح لها أبواب أكبر للتغلّب على المنافسين، فما هي أحدث التقنيات التكنولوجية التي تُدار بها المؤسسات والشركات في الوقت الحالي؟ الـ ERP هي اختصار لمصطلح ” Enterprise Resource Planning” والتي تعني “”إدارة موارد المؤسسة” ويشير هذا النظام إلى تخطيط إدارة المؤسسات من خلال “برامج” تستعين بها المؤسسات لإدارة أنشطة أعمالها اليومية كـ “المحاسبة، المشتريات، إدارة المشروعات، إدارة المخاطر والامتثال، عمليات سلسلة التوريد”. ويشتمل نظام الـERP على “Enterprise Performance Management” وهو البرنامج الذي يساعد الشركات والمؤسسات على إعداد التخطيط اللازم والميزانيات والتنبؤ، وإعداد التقارير التي تخص النتائج المالية للمؤسسات. ويهتم نظام الـERP بربط عدد كبير من عمليات الأعمال والعمل على تدفّق البيانات بينها بكل سلاسة، وذلك من خلال جمع جميع البيانات التي تتعلق بالمعاملات المشتركة لأي شركة من مصادر عدّة، ويهتم أيضًا بالتخلص من مشكلة تكرار البيانات، ويوفّر تكامل البيانات من خلال مصدر واحد موثوق. وفي وقتنا الحالي، يمتلك نظام الـERP أهمية عظمى في إدارة آلاف الشركات حول العالم باختلاف مستوياتها وأحجامها في شتى المجالات، ويُعتبر الـ ERP لهذه المؤسسات ركن أساسي لا غنى عنه من عملية الإدارة. ذكرنا في الجزئية السابقة بعض النقاط التي تُشير إلى مدى أهمية نظام الـERP للمؤسسات في وقتنا الحالي، ونستكمل حديثنا حول هذا الأمر بالتطرق إلى أبرز مزايا نظام الـ ERP للمؤسسات والشركات، ونسردها باختصار في النقاط التالية: – التعرّف على نظام الـ ERP يمنح الإدارة فرصة الإدارة المركزية في أداء واجبها بشكل يتمتع بالاستقلالية. في بداية أي مؤسسة أو شركة يكون رائد الأعمال قادرًا على التعامل مع جميع المتطلبات وإدارة المؤسسة وبياناتها بنفسه، ولكن حينما تنمو المؤسسة أو الشركة ستبدأ كصاحب عمل أو مؤسسة بملاحظة زيادة كبيرة جدًا لعدد الأشياء التي تحتاج لمتابعتها يوميًا، لذا بعدما عرفت ما هو نظام الـERP، فأظن أنك الآن على قناعة تامّة من أفضلية استخدامه ومدى تأثيره على تقديم المساعدة في إدارة مؤسستك بشكل أفضل، لتتمكن من تخزين معلومات جميع أجزاء شركتك في قاعدة بيانات واحدة، وتخطيط متكامل لموارد المؤسسة، وسيمكنك أيضًا وضع خطة لكل منتج يتم صنعه وأي مخزون أو مبيعات أو تسويق أو محاسبة في نفس النظام، وهذا يجعل عمل مؤسستك أكثر سهولة وبساطة، وهذه النقاط التالية تساعدك أكثر على فهم إذا ما كانت شركتك تحتاج إلى نظام الـERP أم لا: – إذا كان لديك في مؤسستك أنظمة متعددة تُكرر البيانات. هناك بعض التحديات تصاحب تطبيق نظام الـ ERP التي يجب معرفتها من قبل المدراء وأصحاب المؤسسات، للعمل على تقليلها أو تحجيم أثرها في نشاط الشركات. – الجهد والوقت المطلوب لتطبيق نظام الـ ERP والانتقال من الأنظمة القديمة الموجودة حاليًا بالشركات لنظام الـERP الحديث. ومن أبرز تحديات تطبيق نظام الـ ERP: – الجهد والوقت المطلوب لتطبيق نظام الـ ERP والانتقال من الأنظمة القديمة الموجودة حاليًا بالشركات لنظام الـERP الحديث. قد يدهشك فائدة استعمال نظام ERP الصحيح أثناء نمو أعمالك. فوائد نظام ERP الذي يتم تطبيقه بشكل صحيح ومتكامل لرائد الأعمال كثيرة جداً بحيث يصعب تعديدها كلها، لأنها توفر لك بيانات لا تقدر بثمن عن جميع جوانب عملك. توفر هذه البيانات يسمح لك باتخاذ قرارات أفضل وأسرع ومبينة على حقائق مهمة، هذه القدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة توفر لك فائدة إضافية تتمثل في توفير الوقت والنفقات الإضافية في هذه العملية. هل تستطيع أن تعرف كم يتوفر لديك من حيث النقود السائلة، المواد الخام، الموظفين، والقدرة على الإنتاج؟ هذه الموارد هي ما تستخدمه لإبقاء مشروعك يعمل. نظام ERP يوفر لك هذه المعلومات بشكل منظم وسهل المتابعة في كل الأوقات. هل عندك القدرة التصنيعية لمتابعة الإنتاج بشكل يتناسب مع المبيعات التي تحققها؟ يستطيع نظام ERP معرفة إذا كانت موارد تطابق التزاماتك. يستطيع نظام ERP أن يساعدك على التأكد من أن مورادك باستمرار مناسبة لالتزاماتك ويقوم بتنبيهك مسبقاً في حال وجود قصور يكون عندك القدرة دائماً على تلبية التزاماتك بشكل صحيح في الوقت المناسب. يمكنك تحليل بيانات العملاء من خلال نظام ERP. هذا التحليل مهم جداً لأنه يعطيك مؤشرات وقتية على ما هو فعال، وما يسبب الخسارة، وما يمكنك عمله للحصول على نصيب أكبر من السوق. في عالمنا المتسارع المعلومات هي من أهم ما يمكنك الحصول عليه. أنت تحتاج أن تتأكد أن الأقسام المختلفة لعملك على اتصال جيد ببعضهم، وأن المعلومات يتم مشاركتها بشكل وقتي في جميع الأقسام، وأن هذه المعلومات متطابقة في كل الأحوال. نظام ERP يضمن لك أن كل الأقسام لديها المعلومات التي تحتاجها بشكل متطابق من مصدر موحد في كل الأوقات. الغرض الأساسي من أنظمة ERP هو إدارة وتخطيط الموارد بحيث تساعدك على الاستفادة القصوى من وقتك ومواردك بحيث يتم إدارة عملك بأعلى كفاءة وبدون أي فاقد. إلى جانب قدرة النظام على أتمتة بعض الأعمال والإجراءات بحيث يتيح النظام لك ولفريقك الوقت للتركيز على الأمور الأكثر أهمية والتي لها تأثير أكبر على جودة وكفاءة عملك. في الواقع أن تطبيق أنظمة ERP في المشاريع الناشئة أسهل بكثير من المؤسسات الكبيرة، حيث تكون العمليات بسيطة والبيانات متوفرة وليس هناك تاريخ طويل من الأرشفة، ولا يواجهون العملية المضنية للتحول من نظام إلى نظام آخر جديد. تطبيق نظام ERP ليس معقدًا كما يبدو. فكر في الأمر كنظام كبير قادر على معالجة العديد من جوانب الشركة في وقت واحد وبطريقة مركزية. بدلاً من تقسيم إدارة البيانات ، يقوم هذا البرنامج بالعكس تمامًا ، فهو يدمج العمليات. هذا يعني أنه من الفواتير إلى مراقبة المخزون ، كل شيء يمر عبر نظام الإدارة المتكاملة. المهام التشغيلية ، والتي إذا نفذها الموظفون ستستغرق ساعات أو أيام أو أسابيع ، يمكن القيام بها في غضون ثوانٍ بواسطة البرنامج. يتم تقسيم نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى ثلاث مستويات أساسية الأول هو العمليات المتعلقة به، ملء البيانات، وكأنه نموذج يتم تعبئته. هناك أنواع رئيسية من أنظمة الـ ERP والتي في أغلب تحتاج إليها كل المؤسسات • الموارد البشرية. هل هذا يعني أن كل الشركات والمشاريع تحتاج نظام ERP؟ هناك علامات محددة تخبرك بضرورة حصول مشروعك الناشئ على نظام ERP. كيف تعرف أن مشروعك الناشئ يحتاج نظام ERP ؟ على الرغم من أنه يوفر العديد من المزايا ، إلا أن نظام إدارة الأعمال هذا يكون أكثر كفاءة عند تنفيذه في الوقت المناسب ، عندما يتعين على الشركة تلبية الطلبات التي يمكن أن يحققها البرنامج. هناك بعض المؤشرات الحاسمة التي تشير إلى الحاجة إلى تطبيق نظام متكامل. من بينها انخفاض إنتاجية الشركة ، ممثلة في العمليات التشغيلية التي تكون في الأغلب عرضة لجميع أنواع الأخطاء. هناك عامل آخر يشير إلى الوقت المناسب لبدء استخدام نظام ERP وهو وجود عدد كبير من أخطاء الاتصال داخل الشركة ، عندما يتم إنشاء المعلومات وإنتاجها ولكن لا يتم تفسيرها وتحليلها وتداولها بشكل صحيح. دعنا نلقي نظرة مفصلة على بعض المؤشرات التي تشير إلى حاجة مشروعك إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات: • عدم تناسق البيانات وتطابقها في جميع معاملاتك. إذا كنت تعاني في مشروعك من عدم مركزية البيانات وعدم تطابقها في معاملاك المختلفة، فأنت بالتأكيد تحتاج إلى تطبيق هذا النظام. حيث سيساعدك على توفير مصدر مركزي للبيانات مما يؤدي لتطابقها في جميع المعاملات. • توفر كم هائل من المعلومات ولكن لا تستطيع الاستفادة منها في عملك. حتى المحترفين مع الكم الضخم من المعلومات يفقدون القدرة على تحليلها والحفاظ على البيانات محدثة بشكل مستمر خاصة إذا كان هناك فريق كامل يعمل على هذه البيانات. إذا كنت تملك الكثير من المعلومات ولكنك تفوت الكثير من الفرص بسبب عدم قدرتك على تحليل هذه البيانات بشكل يسمح لك باستخدمها لتحسين آداء عملك فأنت بالتأكيد تحتاج إلى نظام ERP يساعدك على الاستفادة من المعلومات المتوفرة لديك لاتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. • استغراق موظفيك وقت طويل في أداء العمليات المكتبية بدلاً من وظائفهم. إذا كان فريق عملك يستغرق وقتًا طويلًا في تنفيذ العمليات المتعلقة بالعمل بدلاً من القيام بالعمل نفسه، فيمكنك اللجوء لهذا النظام لتبسيط المهام المعقدة. • الصعوبة في التوسع في أعمالك بسبب افتقار فريق عملك للأدوات التي تساعدهم على تيسير توسع الأعمال. عدم القدرة على الحصول على المعلومات المهمة في الوقت المناسب وصعوبة مشاركتها بين أفراد فريق العمل يؤثر سلباً بشكل كبير على القدرة على زيادة الإنتاجية والتوسع بالعمل. أنت تحتاج نظام ينظم التواصل بين الأقسام المختلفة في عملك مع سهولة الوصول إليها حتى تتمكن من التوسع في أعمالك بسهولة وسرعة. • عدم القدرة على توقع المشكلات قبل حدوثها والتعامل معها في الوقت المناسب إذا كنت تعاني من ظهور مشكلات مفاجئة بشكل متكرر وتجد صعوبة في التعامل معها، فأنت تحتاج بشكل أكيد لنظام ERP حيث يساعدك على توقع المشاكل التي تحتاج للتعديل في إجراءات العمل من أجل تفاديها ومن أجل سلاسة العمل. يتمتع نظام ERP بالعديد من الفوائد التي يمكن رؤيتها بوضوح بعد تطبيقه. ومع ذلك ، قبل البدء في استخدامه ، من الضروري أن تبحث في كيفية تطبيق هذا النظام في عملك. كيف يمكن لنظام ERP المساهمة في تطوير كفاءة وأداء عملك؟ هذا هو أحد الأسئلة التي يجب الإجابة عليها قبل تطبيق النظام. يجدر بنا أن نتذكر أن أحد الأهداف الرئيسية لهذه الأنظمة هو جعل العمل أكثر كفاءة وتوليد تكاليف أقل. لذلك ، تأكد من أن هذه هي أفضل استراتيجية لعملك في الوقت الحالي. إذا كنت تريد أن تناقش تفاصيل عملك بالتفصيل وما هي الخيارات المتاحة للحصول على نظام ERP مناسب لك، تواصل معنا وسوف يسعد فريقنا أن يناقش معك هذه التفاصيل وأن يعطيك توصيات مناسبة لك.
ما هو نظام الـ ERP ؟
ما هي أهمية نظام الـERP وأهم مزاياه؟
– يبسط العديد من العمليات الإدارية ويمنحها الشكل الأوتوماتيكي، لزيادة الإنتاج الإجمالي للمؤسسة والموظفين.
– يساعد بشكل مباشر في إدارة أفضل للشؤون المالية والضرائب، مما يوفّر الكثير من الأموال للمؤسسة.
– يقدّم شكل إداري ناجح يسمح بتعزيز التعاون بين الإدارات المختلفة والموظفين.
– يجعل جميع أقسام الشركة على توافق تام مما يزيد من استقرارها.
– يقدّم تقارير وافية وتحليلات توفّر الكثير من الجهد في اتخاذ القرارات، لإدارة جميع الجوانب في المؤسسة بذكاء أكبر في نفس الوقت.لماذا تحتاج شركتك أو مؤسستك إلى نظام الـERP؟
– إذا كانت هناك بيانات للأعمال الهامة في شركتك في أماكن مختلفة.
– حينما تجد صعوبة في الوصول للمعلومات داخل مؤسستك.
– بذل الكثير من الوقت في إنجاز العمليات داخل مؤسستك.
كل هذه النقاط إذا وجدتها داخل شركتك، فأنت بالطبع تحتاج إلى نظام الـ ERP من كريستال مايندما هي أبرز تحديات تطبيق نظام الـERP ؟
– الحاجّة لتدريب العاملين على استخدام النظام الجديد.
– الحاجّة لتدريب العاملين على استخدام النظام الجديد.فوائد نظام ERP
فيما يلي بعض الطرق التي يستطيع من خلالها نظام إدارة وتخطيط الموارد للمؤسسات -إذا تم تطبيقه بشكل صحيح- أن يساعد عملك على أداء أكثر كفاءة وفعالية:متابعة مواردك
متابعة التزاماتك
تحليل سلوك العملاء
إدارة تدفق المعلومات
مضاعفة الاستفادة من وقتك
تطبيق نظام ERP في شركتك
الثاني هو مستوى داخلي ويتعلق بجمع المعلومات وتخزينها.
الثالث هي التخصيص للسماح بإضافة وظائف جديدة للنظام.
• الحسابات المالية.
• المخازن.
• إدارة العلاقات مع العملاء.كيف تتخذ القرار؟
